Flexible Arbeitsmodelle brauchen flexible Zugangskontrolle. Wer Shared-Desk, Schließfach und Parkplatz über eine einzige digitale Identität verwaltet, spart Aufwand — und schließt Sicherheitslücken, die verteilte Inselsysteme zwangsläufig hinterlassen.
Der Trend zu Home-Office und Shared Desk hat sich in den letzten Jahren fest etabliert. Dedizierte Arbeitsplätze und Präsenzpflicht gehören in vielen Unternehmen der Vergangenheit an — und das bringt echte Vorteile: niedrigere Betriebskosten, weniger CO2-Emissionen, mehr Flexibilität für Mitarbeitende.
Aber das geteilte Büro will organisiert und abgesichert sein. Und genau hier zeigen sich die Schwächen vieler gewachsener IT-Landschaften.
Im klassischen Büro war die Zugangskontrolle vergleichsweise einfach: Jeder hatte seinen festen Platz, seinen festen Bereich, seine festen Zeiten. Im Shared-Desk-Modell ändert sich das täglich. Wer sitzt heute wo? Wer darf welchen Bereich betreten? Wer braucht einen Garagenstellplatz, wer ein Schließfach?
Wenn das Identitätsmanagement auf mehrere Inselsysteme verteilt ist — Buchungssystem hier, Zugangskontrolle dort, Schließfachverwaltung irgendwo anders — wird aus Flexibilität schnell Verwaltungsaufwand. Und aus Verwaltungsaufwand entstehen Sicherheitslücken.
Unsere Überzeugung: Die Lösung liegt nicht in mehr Systemen, sondern in weniger. Eine einzige digitale Identität pro Person, auf die alle berechtigungsrelevanten Systeme zugreifen — Arbeitsplatzbuchung, Zugangskontrolle, Schließfach, Parkplatz, Zeiterfassung.
Das hat einen entscheidenden praktischen Vorteil: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder geht ein Ausweis verloren, werden sämtliche Berechtigungen mit einem einzigen Vorgang gesperrt. Kein System bleibt offen. Kein Zugang wird vergessen.
Was wir bei unserer täglichen Arbeit immer wieder erleben: Unternehmen fürchten die Umstellung auf ein zentrales Identitätsmanagementsystem, weil sie glauben, ihre gesamte IT-Landschaft dafür umbauen zu müssen. Das Gegenteil ist richtig.
Ein gut konzipiertes ID-Management-System fügt sich in die bestehende EDV- und HR-Landschaft ein — nicht andersherum. IDfunction wird immer so konfiguriert und angepasst, dass es die Prozesse des Kunden abbildet, nicht die Prozesse des Kunden an die Software anpasst.
Wer klare Verhältnisse schafft, spart sich unnötige Mehrarbeit — auch und gerade im Shared-Desk-Zeitalter.
1Source: Juris.de | 2Source: IBM | 3Source: Fraunhofer Institut
